مدیریت بر خود با ، توانایی مدیریت بر زمان

از مهم ترین مباحث در حوزه مدیریت بر خود، توانایی مدیریت بر زمان است. اگر بتوانید استفاده بهینه و درستی از زمان خود داشته باشید می توانید بسیاری از اوضاع و حوادث زندگی خود را کنترل کنید.

ارزش وقت را بدانید:

زمان از فرد به فرد و از کشور به کشور متفاوت است. ممکن است سال گذشته برای شما خیلی سریع گذشته باشد ولی به نظر همسرتان یک عمر طول کشیده باشد. شما در یک روز 86400 ثانیه مهلت دارید تا به کارهایتان برسید. این زمان ممکن است برای رسیدگی به تمام کارهایتان کافی باشد یا ممکن آن قدر اندک باشد که حتی فرصت حمام کردن هم نداشته باشید. این موضوع به خودتان بستگی دارد که چگونه از وقت استفاده می کنید و چه ارزشی برای زمان قایلید.

فراموش نکنید که اگر به طور متوسط هشتاد سال عمر کنید، سی سال آن در خواب می گذرد دوازده سال تحصیل، هشت سال استراحت، هفت سال تعطیلی، پنج سال رفت و آمد، چهار سال خوردن، چهار سال تغییر و تحول و فقط ده سال می ماند تا طی آن کار مفیدی انجام دهید. اگر آن را هم از دست بدهید انگار که زندگی نکرده اید.

برای مدیریت بر زمان، کارهای خود را اولویت بندی کنید. ابتدا ببینید که در یک روز کار، کدام کار از همه مهم تر است و باید زودتر به آن پرداخت و زمان بیشتری را صرف آن موضوع کرد. کارهای خود را دسته بندی کنید. کارهای خیلی مهم مانند تهیه گزارش برای کارفرما را در قسمت الف، کارهای مهمی که می توانید بعدا هم انجام دهید ماند برگزاری جلسات توجیهی برای کارمندان جدید را در قسمت ب، کارهایی که در صورت داشتن وقت اضافی به آن می پردازید مانند پاسخ به تلفن ها را در قسمت ج جای دهید و برای هر کدام درصدی مشخص کنید. برای کارهای قسمت الف شصت درصد زمان یعنی به ازای هشت ساعت کار حدود پنج ساعت را به آن ها اختصاص دهید. برای کارهای قسمت ب بیست و پنج درصد زمان یعنی حدود دو ساعت و برای کارهای قسمت ج پانزده درصد باقیمانده را که تقریبا یک ساعت زمان کاری را به خود اختصاص می دهند، در نظر بگیرید.

با اولویت بندی کارها، از پرداختن به کارهای غیر ضروری و در نتیجه عقب ماندن از وقت و انجام کارهای ضروری خود جلوگیری می کنید. در غیر این صورت ممکن است انجام کارهای غیر ضروری آن چنان وقت شما را بگیرند که نتوانید به کارهای مهم، ضروری و فوری خود رسیدگی کنید.

برنامه ریزی کنید:

برنامه ریزی مانند ساختن پله های یک نردبان است نردبانی که شما را به اهدافتان می رساند.

برنامه ریزی به چراغ قوه ای می ماند که مسیر شما را روشن می کند و از منحرف شدن و اشتباه رفتن شما جلوگیری می نماید و نه تنها در اداره امور سازمان ها بلکه در موارد کوچک و کم اهمیت زندگی نیز ضرورت دارد.

تقسیم کار:

کاری که یک نفر در پنج ساعت باید انجام بدهد به صورت عادی با کار پنج نفر ظرف یک ساعت تمام می شود. شاید فکر کنید دیگران نمی توانند کار را به خوبی شما  انجام دهند اما باید به دیگران فرصت داد تا از راه آزمون و خطا از اشتباهات خود آگاه شوند و روش درست  انجام کارها را بیاموزند.

اگر شما به عنوان یک مدیر بخواهید خودتان جوابگوی تلفن ها باشید تایپ کنید، بازاریابی کنید، قرارداد ببندید و غیره آن وقت چه کسی مدیریت کند؟

اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری کنید:

داشتن اطلاعات ناقص برای شروع یک کار می تواند به روند آن آسیب جدی بزند و وقت و انرژی عده زیادی را مختل می کند.

عدم برخورداری از اطلاعات کامل باعث می شود که یا کار را در نیمه های راه متوقف کنیم یا لازم باشد که آن را از اول انجام دهیم. در حالی که اگر قبل از شروع هر کاری به دقت اطلاعات لازم را بررسی کرده و نسبت به تمام مراحل آن آگاهی پیدا کنید از وقوع این حوادث پیشگیری کرده اید.

ارسال شده در 15 دی 1395 توسط